Good Eco Solution Packaging: Transformare digitală completă pentru producție și distribuție
| Produse utilizate | ERP WE, Trade Management, OneConta |
| Perimetru | Vânzări, achiziții, WMS, integrare e-commerce, contabilitate |
Good Eco Solution Packaging (GES) este o companie românească de producție și distribuție din sectorul ambalajelor. Pe măsură ce GES și-a extins producția și rețeaua de distribuție, lipsa unui sistem operațional unificat a creat ineficiențe tot mai mari: comenzile de vânzare erau gestionate separat față de programele de producție și mișcările de depozit, achizițiile erau deconectate de nivelurile de stoc, iar contabilitatea necesita consolidare manuală din surse multiple. RBL a fost angajat pentru a proiecta și livra o transformare digitală completă — conectând fiecare strat operațional de la prima comandă a clientului până la livrarea finală și înregistrarea facturii.
Provocarea: sisteme deconectate în lanțul de aprovizionare
Înainte de implementarea RBL, GES opera cu un set fragmentat de instrumente: un sistem contabil de bază, foi de calcul pentru urmărirea stocurilor și gestionare manuală a comenzilor. Pe măsură ce volumele de comenzi și varietatea produselor au crescut, decalajele dintre aceste sisteme s-au accentuat. Echipele de achiziții comandau pe baza unor cifre de stoc neactualizate. Echipele de vânzări nu puteau confirma termenele de livrare cu precizie deoarece datele de depozit nu erau disponibile în timp real. Închiderea contabilă de la finalul lunii necesita zile de reconciliere manuală între înregistrările de vânzări, depozit și financiar.
Canalul e-commerce adăuga o complexitate suplimentară: comenzile online trebuiau să intre în fluxul de pregătire din depozit fără un pas separat de introducere a datelor, iar transmiterea e-Factura pentru comenzile B2B trebuia integrată în același proces, nu gestionată manual după fapt.
Soluția: stiva completă RBL de la comandă la livrare
RBL a proiectat o arhitectură operațională integrată construită pe ERP WE ca sistem central, cu Trade Management acoperind fluxurile comerciale și OneConta gestionând stratul contabil. Implementarea a conectat fiecare etapă a lanțului de aprovizionare GES într-un singur sistem.
Comenzile de vânzare — indiferent dacă provin de la echipa de vânzări directe, clienți B2B sau canalul e-commerce — intră în sistem la nivelul de gestionare a comenzilor și declanșează automat sarcinile de pregătire din depozit, actualizează rezervările de stoc și alimentează vizualizarea de planificare a achizițiilor. Când o comandă este expediată, documentul de livrare, factura și transmiterea e-Factura sunt generate din aceeași sursă de date, fără reintroducere manuală.
- Gestionarea comenzilor de vânzare conectată la pregătirea din depozit și rezervarea stocului în timp real
- Planificarea achizițiilor bazată pe niveluri de stoc live și restanțe de comenzi de vânzare deschise
- Sistem de gestiune a depozitului (WMS) acoperind recepția, plasarea, pregătirea și expedierea mărfurilor
- Integrarea canalului e-commerce — comenzile online intră direct în fluxul operațional
- Transmitere nativă RO e-Factura și e-Transport pentru toate expedierile B2B de ieșire
- Integrare contabilă OneConta — documentele de vânzare, achiziție și depozit se înregistrează automat în evidența contabilă
- Raportare de management dintr-o singură sursă de date operaționale
Abordarea implementării
Proiectul a urmat metodologia standard RBL în etape: o fază de analiză pentru cartografierea proceselor existente ale GES și identificarea punctelor de integrare prioritare, urmată de o lansare modulară începând cu bucla de bază vânzări-achiziții-depozit. Integrarea e-commerce și conectivitatea contabilă au fost adăugate în fazele ulterioare, odată ce fluxurile operaționale de bază s-au stabilizat.
Migrarea datelor din instrumentele anterioare a fost gestionată ca parte a tranziției: comenzile istorice, soldurile de stoc, datele principale ale furnizorilor și planul de conturi au fost migrate în ERP WE și OneConta înainte de lansare, astfel încât echipa a avut continuitate fără a reintroduce date istorice.
Rezultat
După implementare, GES operează dintr-un singur sistem pentru toate fluxurile comerciale și operaționale. Echipele de achiziții, vânzări, depozit, e-commerce și contabilitate lucrează din aceleași date — nivelurile de stoc vizibile pentru achiziții sunt aceleași cifre pe care echipa de depozit le folosește la pregătire și pe care echipa de vânzări le folosește pentru a confirma datele de livrare. Închiderea contabilă de la finalul lunii este bazată pe documentele operaționale deja existente în sistem, nu pe reconciliere manuală din surse separate.
Obligațiile de conformitate românești — e-Factura pentru facturile B2B și e-Transport pentru expedierile de ieșire — sunt gestionate în cadrul fluxului standard comandă-livrare, cu statusurile de transmitere ANAF vizibile în înregistrările de facturi și expedieri.