← Toate studiile de caz

Rețeaua Berezka: ERP și POS unificate pentru un lanț multi-magazin

Retail · România

Produse utilizateERP WE (e:corg), PayDesk
PerimetruVânzări, logistică depozit, POS, conformitate fiscală

Berezka este un lanț de retail cu mai multe magazine în România. Pe măsură ce rețeaua s-a extins, absența unui sistem operațional unificat a creat fricțiuni între vânzările la nivel de magazin, reaprovizionarea din depozitul central și contabilitate. Fiecare magazin opera cu date locale nesincronizate în timp real, ceea ce făcea tot mai dificilă vizibilitatea stocului, consecvența prețurilor și reconcilierea de la finalul zilei. RBL a implementat ERP WE cu PayDesk în întreaga rețea folosind o abordare de pilot controlat — lansând mai întâi într-un singur magazin pentru a valida fluxul complet înainte de extinderea la întreg lanțul.

Provocarea operațională

Înainte de implementare, Berezka gestiona operațiunile magazinelor printr-o combinație de instrumente separate și procese manuale. Nivelurile de stoc din magazinele individuale nu erau vizibile în timp real pentru echipa centrală de achiziții, ceea ce ducea atât la suprastoc pe produse cu rotație lentă, cât și la lipsuri pe produsele cu cerere ridicată. Operațiunile POS de la casă nu erau conectate la inventarul central, astfel că reconcilierea de la finalul turelor necesita numărătoare manuală și verificare încrucișată.

Conformitatea fiscală românească adăuga un alt nivel de complexitate: bonurile trebuiau să respecte cerințele imprimantelor fiscale ANAF, iar fluxurile de facturare pentru clienții B2B trebuiau să treacă prin sistemul RO e-Factura. Gestionarea manuală a acestora în mai multe locații era atât consumatoare de timp, cât și o sursă de risc de neconformitate.

Soluția: ERP WE și PayDesk în întregul lanț

RBL a implementat ERP WE — în special modulul de comerț e:corg — ca sistem operațional central, acoperind achizițiile, reaprovizionarea din depozit, transferurile între magazine și vânzările. PayDesk a fost implementat la fiecare punct de vânzare, conectat la ERP WE astfel încât fiecare bon fiscal emis la casă să actualizeze inventarul central în timp real.

Fluxul e-Factura pentru vânzările B2B a fost integrat în același sistem: facturile generate în ERP WE sunt automat formatate și transmise la ANAF prin SPV, cu statusurile de acceptare și respingere vizibile direct în înregistrarea facturii. Aceasta a eliminat pasul separat de generare XML care era gestionat manual anterior.

  • Achiziții centralizate și reaprovizionare din depozit pentru toate magazinele
  • Vizibilitate stoc în timp real din orice magazin sau din biroul central
  • PayDesk la fiecare casă, conectat la ERP central — fiecare vânzare actualizează stocul imediat
  • Emitere bonuri fiscale conforme ANAF în toate locațiile
  • Transmitere nativă RO e-Factura pentru facturile B2B
  • Transferuri inter-magazine urmărite și reconciliate într-un singur sistem

Abordarea implementării: pilot, apoi extindere

RBL a folosit o metodologie de lansare graduală: sistemul a fost implementat mai întâi într-un magazin pilot, acoperind fluxul complet de la comanda de achiziție la reaprovizionarea raftului și bonul de casă. Acest pilot controlat a permis echipelor RBL și Berezka să valideze fluxurile de date, să identifice cazurile excepționale din operațiunile specifice ale magazinului și să instruiască personalul înainte de extinderea la întreaga rețea.

Odată ce magazinul pilot funcționa stabil, lansarea s-a extins la celelalte locații folosind configurația validată ca bază. Abordarea graduală a redus semnificativ riscul unei treceri simultane în toată rețeaua și a scurtat curba de învățare pentru personalul din magazine.

Rezultat

După implementare, Berezka operează cu o singură sursă de date pentru achiziții, stoc, vânzări și contabilitate în toate locațiile. Managerii de magazin și echipa centrală de achiziții lucrează din aceleași cifre de inventar. Reconcilierea de la finalul zilei la nivel de casă este automatizată prin PayDesk, iar conformitatea fiscală — bonuri, e-Factura, raportare ANAF — este gestionată în cadrul aceluiași flux operațional, nu ca un pas manual separat.

Resurse conexe